¿Por qué los datos son un recurso valioso para su empresa?

¿Cómo crear un recurso de datos eficaz y hacer que trabaje para usted? En este artículo, analizaré por qué los datos son tan importantes para cualquier organización y cómo sacar el máximo partido de sus recursos de datos.

Las malas decisiones casi siempre se basan en hechos incorrectos o incompletos. Las buenas decisiones mantienen la competitividad de su organización. En pocas palabras, por eso los datos son un recurso empresarial tan importante.

Desde los albores de la civilización, nuestros antepasados han conocido el valor de la información. En Mesopotamia, unas tablillas de piedra que datan del año 7000 a.C. registraban datos contables primitivos en forma de pictogramas. Estas tablillas son varios miles de años anteriores a la invención de la escritura convencional. Este apasionante hallazgo demostró que se trataba de datos sobre el comercio y los gastos y registros de cosechas. Incluso en aquella época, los datos eran esenciales para la toma de decisiones.

En la era digital actual, flotamos en un mar de datos registrados. Pero, ¿los utilizamos con eficacia? Megaorganizaciones como Google y Amazon tratan los datos como su recurso más valioso. Si quieres que tu empresa crezca y sea eficaz, tienes que aprender de ellas.

El acceso a los datos no debería ser prerrogativa del departamento de TI: los datos deberían estar directamente a disposición de cualquiera que necesite tomar decisiones. La democratización de los datos es el primer paso importante para utilizarlos con eficacia. Los responsables de la toma de decisiones deben poder recuperar y analizar los datos siempre que lo necesiten.

Dado que la mayoría de las herramientas de análisis utilizan SQL (lenguaje de consulta estructurado) para recuperar datos, es una habilidad imprescindible para cualquiera que necesite información significativa. LearnSQL.es's SQL para principiantes es un buen punto de partida. Este curso explica los conceptos de las bases de datos relacionales y desarrolla las habilidades que necesita para extraer y analizar los datos de su empresa. Con más de 100 ejercicios realistas e interactivos, obtendrá algo más que conocimientos: también adquirirá experiencia en su aplicación.

Si quiere que su empresa crezca y sea competitiva, necesita tomar decisiones con conocimiento de causa. Los datos son vitales para el éxito de una empresa en muchos aspectos:

• Comprensión de su negocio. Una empresa de éxito conoce las necesidades de sus clientes, se mantiene al tanto de las tendencias del mercado y reacciona con rapidez cuando las operaciones no funcionan correctamente. ¿Cómo lo consigue? Principalmente, teniendo acceso a la información adecuada en el momento oportuno.
• Aumento de la productividad. Todos los procesos empresariales sufren de vez en cuando cuellos de botella y fricciones; todos los procesos son propensos a cometer errores. El análisis de datos le ayuda a identificar dónde están los problemas. Esto le permite tener contentos a sus clientes y empleados y mantener unos precios competitivos.
• Gestionar r Ocurren cosas malas. Los bancos quiebran y las empresas pierden su dinero, los sistemas informáticos se bloquean, los deudores no pagan. Los datos adecuados pueden ayudarle a anticipar y planificar acontecimientos adversos y a compensar sus riesgos.
• Establecer, medir y evaluar objetivos. Los objetivos de su empresa no deben basarse en suposiciones. Y cuando haya fijado sus objetivos, debe poder disponer de los recursos de datos para ver si se están cumpliendo. Si te mantienes informado, podrás detectar y eliminar cualquier problema que te impida alcanzar tu objetivo.
• Fomentar el desarrollo y la i Para seguir siendo competitivo, su negocio necesita evolucionar en un mundo cambiante. El acceso a los datos no sólo le permitirá tener buenas ideas, sino también investigar la mejor manera de hacerlas funcionar.
• Prevenir fraudes y robos. Sin una buena contabilidad y datos de control de existencias, corre el riesgo de perder todos sus beneficios a manos de personal, proveedores y clientes deshonestos.
• Hacer quesu dinero trabaje para usted. Las mejores empresas nunca permiten que su dinero sea improductivo. Su dinero debe utilizarse siempre de forma que genere más dinero. Puede que su balance parezca saneado, pero ¿tiene productos en las estanterías durante mucho tiempo que quizá nunca se vendan? ¿Tiene dinero invertido en deudas dudosas? ¿O en una cuenta bancaria que no genera intereses? Con los datos adecuados, siempre puede saber dónde está su dinero y dónde podría utilizarlo para aumentar sus beneficios.

Como puede ver, los datos deberían ser el activo más valioso de su empresa. Pero, ¿qué tipo de datos debería almacenar? ¿Dónde puede obtenerlos? ¿Y cómo puede asegurarse de que estén fácilmente disponibles cuando los necesite? En las siguientes secciones, le mostraré cómo encontrar respuestas a estas preguntas.

¿Qué tipo de recursos de datos necesita?

Para decidir qué datos debe almacenar, primero tiene que decidir qué tipo de información le será útil. Un buen punto de partida es elaborar una lista de casos de uso. Los casos de uso son descripciones de cada circunstancia en la que los datos serán útiles para su empresa. Un caso de uso debe responder a las siguientes preguntas

• ¿Quién utilizará los datos?
• ¿Qué datos van a utilizar?
• ¿Por qué los utilizarán?
• ¿Cuándo los necesitarán?

Tu lista de casos de uso puede tener este aspecto:

Una vez que sepa cómo quiere utilizar los datos, le resultará fácil planificar qué recursos de datos necesita. Normalmente, las empresas necesitarán almacenar información en las áreas que se detallan a continuación.

Datos de clientes

La mayoría de las empresas ya almacenan cierta información sobre sus clientes: nombre, dirección de facturación, dirección de entrega, etc. Pero a menudo no es suficiente para poder responder a preguntas que podrían ayudarle a gestionar mejor su negocio. Los datos de sus clientes deberían ayudarle a comprender

• ¿Qué tipo de clientes tiene?
• ¿Qué compran los distintos tipos de clientes?
• ¿Cuáles son sus necesidades?
• ¿Dónde están?
• ¿Qué incentivos podría ofrecerles para que compren más?
• ¿Están contentos? ¿Cómo puede hacerlos más felices?
• ¿Dónde puede encontrar personas similares a las que dirigirse como clientes potenciales?

Datos de ventas

Los datos de ventas, si se utilizan correctamente, tienen un valor incalculable para planificar el crecimiento futuro y supervisar el rendimiento actual. Debe ser capaz de comparar los datos actuales con los históricos para comprender las tendencias y evaluar el progreso comparando las ventas reales con los objetivos de ventas.

Datos operativos

Sus datos deberían poder decirle

• Si sus productos son rentables
• Qué áreas funcionan con eficacia y cuáles no.
• Si sus niveles de existencias son adecuados.
• Qué departamentos son más eficientes.
• Dónde los costes son demasiado elevados.

Esto le permite hacer cambios oportunos para que las cosas sigan funcionando sin problemas.

Datos de recursos humanos

Su empresa no puede funcionar sin el personal adecuado. Los datos le ayudarán a responder a preguntas como

• ¿Puede mantener el personal que necesita?
• ¿Necesita más personal? ¿O menos?
• ¿Está rindiendo el personal como debería?
• ¿Dispone de una base de competencias adecuada?
• ¿Necesita el personal más formación?

Datos contables

Todo el mundo tiene que llevar una contabilidad a efectos fiscales. Pero sus cuentas deben planificarse de tal manera que proporcionen información importante para la empresa. Deben decirle si su dinero se está utilizando eficazmente, dónde sus gastos son demasiado altos, qué áreas del negocio son rentables y mucho más.

Creación de recursos de datos eficaces

Para ser eficaz, su recurso de datos debe estar:

• Planificarse en función de las necesidades de la empresa.
• Precisos.
• Actualizados.
• Fácilmente accesibles.
• A disposición de las personas adecuadas.

¿Sabe realmente de qué datos dispone? Puede que disponga de todos los datos necesarios, pero pueden estar en muchos lugares diferentes. Algunos pueden estar en una base de datos central, otros en varias aplicaciones de software en distintos ordenadores. ¿Cuántos datos valiosos hay en las hojas de cálculo de los portátiles de los empleados? ¿Cuántos sólo existen en las cabezas de sus empleados experimentados? ¿Y cuántos están en papel, guardados en archivadores?

Veamos las etapas necesarias para que su empresa disponga de los datos adecuados para las personas adecuadas en el momento oportuno.

Recogida de datos

Los datos tienen que venir de algún sitio; planificar los métodos de recopilación contribuye en gran medida a garantizar que los datos sean completos y precisos. Hay muchas formas de recopilar datos:

• Formularios manuales. Algunos ejemplos son los formularios de solicitud de cuentas y los formularios de inscripción de estudiantes. Si quiere que se rellenen con precisión, debe hacerlo:
  • Pedir sólo datos relevantes, de lo contrario la gente se aburrirá y se descuidará.
  • Dejar espacio suficiente para rellenar los datos cómodamente.
  • Dar instrucciones claras.
• Formularios en línea. Deben seguir las mismas normas que los formularios manuales, pero además:
  • Utilizar elementos como listas desplegables y casillas de verificación. Esto ayuda a evitar los datos basura (es decir, datos inexactos o inutilizables).
  • Incluir una validación adecuada para asegurarse de que los datos son razonables.
• Deben seguir las normas de los formularios en línea. Sin embargo, como son voluntarios, hay que diseñarlos con cuidado. Asegúrese de que no hacen perder el tiempo a nadie y de que permiten a la gente sentirse bien al facilitar los datos.
• Documentos manuales existentes. Si tiene datos valiosos en registros manuales, considere la posibilidad de incluirlos en su base de datos central. Como mínimo, indícelos en su base de datos para que la gente sepa exactamente dónde encontrar la información que necesita.
• Hoja de cálculo d Si su personal tiene información útil en sus portátiles, considere la posibilidad de cargarla en una base de datos. Es posible que el software de la base de datos permita cargar los datos de una hoja de cálculo en una tabla. Si no, normalmente es posible guardar la hoja de cálculo como archivo CSV, que puede ser importado fácilmente por tu sistema de gestión de bases de datos.
• Datos de fuentes externas. A menudo es posible cargar en la base de datos datos datos proporcionados en línea o por correo electrónico. Esto puede incluir:
  • Datos bancarios.
  • Listas de precios de proveedores.
  • Datos de Google Analytics.
  • Canales RSS.
• Datos deIoT. El Internet de las Cosas (IoT) incluye cualquier dispositivo que esté conectado a Internet o a un sistema informático. Un ejemplo puede ser un sistema de acceso de entrada, que registra en tiempo real quién ha entrado y salido de una zona de seguridad.

Integridad de los datos

Para ser útiles, los datos deben estar actualizados, ser precisos y no presentar duplicaciones. De nada sirve analizar cuántos clientes tiene en cada zona si muchos de ellos son en realidad el mismo cliente con un nombre mal escrito.

SQL es una gran herramienta para limpiar sus datos. Te permite analizar y reparar tus datos y eliminar duplicados. Obviamente, usted necesita habilidades de manipulación de datos en SQL para poder hacer esto. LearnSQL.es El curso Cómo insertar, actualizar y eliminar datos en SQL es perfecto para formar a su personal en esta área.

Almacenamiento de datos

Si necesita información rápidamente, no debería tener que esperar a que un informático recopile los datos de distintas fuentes. Para que sean realmente útiles, sus datos deben estar en una ubicación central conocida comúnmente como almacén de datos. El almacén de datos debe ser fácilmente accesible para todos los que necesiten los datos.

Las bases de datos relacionales, también conocidas como bases de datos SQL, son la opción ideal para almacenar los datos necesarios para el análisis. Esto se debe a que

• Son fácilmente accesibles.
• Pueden diseñarse y ajustarse para obtener el máximo rendimiento.
• El personal no técnico puede formarse fácilmente para utilizarlas con eficacia.

Puede que siga necesitando datos almacenados en otros formatos, pero deben cargarse regularmente en el almacén de datos.

Análisis de datos

Para analizar y visualizar eficazmente los datos, merece la pena invertir en una o varias de las herramientas realmente buenas que existen en el mercado. Con ellas, puedes extraer y agregar tus datos para convertirlos en información significativa. También puedes presentarlos en forma de gráficos, tablas y diversos pictogramas para que sean fáciles de entender y compartir. Estas son algunas de las principales herramientas de análisis de datos:

• Lo pongo el primero de la lista porque la mayoría de las demás herramientas lo utilizan. Tienes que aprender SQL como primer paso para dominar las habilidades de análisis de datos. SQL también se puede utilizar de forma independiente para extraer y agregar datos en informes significativos.
• Power BI. Se trata de una potente herramienta de visualización de datos diseñada específicamente paraBusiness Intelligence. Es adecuada para personal no técnico y permite a los usuarios combinar, agregar y compartir datos. Incluye modelado y visualización de datos.
• Se trata de un software de análisis estad ístico desarrollado por IBM. Con muchos métodos avanzados de análisis estadístico, permite presentar los datos en informes, tablas y gráficos.
• Este software de análisis estadístico es muy utilizado por los investigadores. Los datos pueden analizarse y presentarse de muchas formas diferentes.
• Python. Python es un lenguaje de programación de alto nivel y fácil de aprender. Muchas herramientas de análisis de datos permiten utilizar Python para llevar a cabo tareas matemáticas y de transformación de datos personalizadas. Si quieres aprender el lenguaje de programación más popular del mundo, elige LearnPython.com.

Si quieres más información sobre éstas y otras herramientas de análisis de datos, te recomiendo este artículo.

Aprovechar al máximo los datos

Para ser eficaces, sus recursos de datos deben planificarse cuidadosamente, almacenarse de forma centralizada y estar a disposición de todos los responsables de la toma de decisiones.

A lo largo de todo el proceso, SQL es una herramienta inestimable. Puede utilizarse para

• Recopilar datos de muchas fuentes en un almacén de datos.
• Cargar datos de hojas de cálculo guardados en formato CSV en una base de datos relacional.
• Limpiar y corregir datos.
• Extraer y analizar información.
• Acceder a los datos para utilizarlos en herramientas de análisis y visualización de datos.

En mi opinión, casi cualquier organización puede beneficiarse de la adquisición de sólidos conocimientos de SQL. En este artículo se explica cómo establecer una estrategia corporativa para formar al personal en el uso de bases de datos SQL. Los propietarios de empresas pueden encontrar útil esta entrada del blog.

También puede ayudar a sus empleados a mejorar sus competencias inscribiéndolos en campamentos de entrenamiento de ciencia de datos que les proporcionen los conocimientos y habilidades necesarios para aprovechar el poder de los datos, mejorando su rendimiento, empleabilidad y contribución al éxito de la empresa.

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Empresas como Amazon, Uber, Google y Meta han demostrado que los buenos recursos de datos impulsan el éxito de las empresas. Es hora de llevar su negocio al siguiente nivel haciendo el mejor uso posible de sus datos.